Privacy beleid - Rexel Nederland B.V.

1. WIE WIJ ZIJN

Rexel Nederland, (Bleiswijkseweg 35 – 2712 PB Zoetermeer, K.v.K. Rotterdam 24267850) is een Multi Channel Groothandel van elektrotechnisch materiaal en energieoplossingen voor professionals. Op grond van de toepasselijke wetgeving, inclusief de Algemene verordening gegevensbescherming van de Europese Unie, handelen wij als Verwerkingsverantwoordelijke bij de verwerking van uw Persoonsgegevens. Wij zijn dus verantwoordelijk voor het gebruik dat door ons of namens ons van uw Persoonsgegevens wordt gemaakt.

2. ONZE VERBINTENIS

De zorg voor gegevens privacy vormt de basis van betrouwbare zakelijke relaties tussen u en ons. Daarom nemen wij uw privacy bij zakelijke activiteiten op elk kanaal van onze webshops of in onze vestigingen zeer serieus. In deze Privacyverklaring wordt uitgelegd hoe wij uw Persoonsgegevens verzamelen en verwerken. We kunnen de verklaring van tijd tot tijd bijwerken en de nieuwe versie op onze website publiceren.

Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 22-05-2018.

3. WELKE INFORMATIE VERWERKEN WIJ

U verstrekt ons een aantal van uw Persoonsgegevens wanneer u met ons communiceert via onze verkoopkanalen, bijvoorbeeld wanneer u uw gegevens doorgeeft om een klantenaccount bij Rexel aan te maken of wanneer u contact met ons opneemt voor een vraag. We verkrijgen sommige gegevens door te registreren hoe u onze websites of applicaties gebruikt, bijvoorbeeld met behulp van technologieën zoals cookies. Het is wel zo dat we alleen relevante informatie van u zullen verwerken om u de producten of diensten te leveren die u verwacht. U heeft controle over welke Persoonsgegevens we verwerken. Wanneer u wordt gevraagd om Persoonsgegevens te verstrekken, kunt u weigeren. Wanneer u er echter voor kiest geen Persoonsgegevens te verstrekken die nodig zijn om een product of dienst te leveren, kunnen we dat product of deze dienst mogelijk niet leveren.

• • Identificatiegegevens: uw voor- en achternaam, geslacht, uw handtekening.
• • Contactgegevens: uw zakelijke e-mailadres, zakelijke postadres, zakelijke telefoonnummer en andere vergelijkbare contactgegevens, zoals lever adres.
• • Gebruikers account informatie: de datum van aanmaak van uw account, uw accountnummer, gebruikersnaam, accountwachtwoorden en beveiligingsinformatie die wordt gebruikt voor verificatie en accounttoegang.
• • Details van uw overeenkomst bij het aangaan van een overeenkomst met ons als dienstverlener/productaanbieder of een klant: informatie die nodig is voor onze zakelijke relatie.
• • Financiële gegevens: gegevens die nodig zijn om uw betaling te verwerken wanneer u aankopen doet, zoals uw bankrekeninggegevens of uw creditkaartgegevens. Kredietkaartnummers, vervaldatum en de beveiligingscode van uw betaalinstrument worden verwerkt door onze betalingsdienstaanbieders. Wanneer u een krediet aanvraagt, verzamelen wij uw informatie om de kredietwaardigheid en kredietdrempels bij kredietinformatiebureaus te evalueren.
• • Aankopen: gegevens over de offertes die u aanvraagt, de bestellingen die u plaatst en aankopen die u doet. Wanneer u een account bij ons hebt, houden we ook informatie bij over uw saldo en eventuele achterstallige betalingen.
• • Locatiegegevens: informatie over locatie voor leveringsdoeleinden en het beheer van uw contactgegevens.
• • Uw interacties met ons: de inhoud van berichten, e-mails, brieven of telefoontjes naar ons, zoals feedback en productrecensies die u schrijft, of vragen en gegevens die u verstrekt voor klantenondersteuning. Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen telefoongesprekken worden beluisterd en opgenomen met het oog op de verbetering van onze relatie.
• • CCTV: Wanneer u onze vestigingen of andere Rexel-gebouwen betreedt, kunnen beelden van u worden vastgelegd door onze beveiligingscamera’s. Sommige van onze CCTV-faciliteiten worden rechtstreeks door Rexel beheerd, terwijl andere camera’s worden bewaakt door een externe leverancier. We zullen CCTV-beelden regelmatig verwijderen, tenzij ze worden gebruikt om een vermeend misdrijf of een incident te onderzoeken.
• • Evenementen/ trainingen: Tijdens evenementen of trainingen van Rexel kunnen er foto’s en video’s gemaakt worden die gebruikt kunnen worden voor promotionele doeleinden. Bij het deelnemen aan evenementen of trainingen gaat u hier stilzwijgend mee akkoord. Indien u hiermee niet akkoord gaat kunt u een E-mail sturen naar marcom@rexel.nl

4. WAAROM GEBRUIKEN WE PERSOONSGEGEVENS

Wij gebruiken uw Persoonsgegevens om onze zakelijke relatie met u te onderhouden. Dit omvat:

• • Verkoop
• • Verbetering van onze producten en diensten
• • Marketing (nieuwsbrieven, direct marketing, profilering)
• • Klanten loyaliteit doeleinden (kaarten, evenementen, wedstrijden)
• • Externe communicatie
• • Naleving van wettelijke verplichtingen
• • Procesvoering

Zie de volgende paragrafen voor meer informatie.

4.1 Verkoop

We gebruiken uw Persoonsgegevens om essentiële bedrijfsactiviteiten uit te voeren zoals:

• • Het leveren van onze producten en diensten: wij gebruiken uw Persoonsgegevens die wij verzamelen voor uw bestellingen, de levering, de facturering tot de inning van de betaling.
• • Openen account en kredietbeheer: wij gebruiken uw Persoonsgegevens voor uw account en activering, uw contract(en)beheer en voor het toekennen van krediet.
• • Betalingstransacties: wij delen betalingsgegevens met banken en andere entiteiten die betalingstransacties verwerken of andere financiële diensten verlenen.
• • Dienst na verkoop en terugnames van producten: wij gebruiken uw Persoonsgegevens vanaf de activering van de productgarantie bij de bestelling, de ontvangst, registratie en het beheer van een klantenclaim en/of terugname van een product, tot de afhandeling van het dossier.
• • Klantenondersteuning: Wij gebruiken uw Persoonsgegevens om uw vragen te beantwoorden en de verkoop van onze producten en diensten te volgen.

4.2 Verbetering van onze producten en diensten

We gebruiken Persoonsgegevens om:

• • Enquêtes uit te voeren of om feedback te vragen over onze producten en diensten: wij gebruiken uw antwoorden en bijdragen hieraan met het oog op kwaliteitscontrole en verbetering van onze producten en diensten.
• • Uw gebruik van onze websites, apps en uw reactie op onze communicatie te analyseren om de producten en diensten die wij aanbieden te verbeteren.
• • Om bestanden van onze activiteiten en diensten bij te houden, waaronder mogelijk communicatie is die we met u hebben gehad of met u te maken heeft.

4.3 Marketing

We gebruiken Persoonsgegevens voor:

• • Nieuwsbrieven: we kunnen u nieuwsbrieven sturen over onze producten en diensten.
• • Direct marketing: we kunnen u mededelingen (ook per e-mail, whatsapp en sms) sturen over producten en diensten die door ons en door derden worden aangeboden en waarvan wij denken dat ze interessant voor u kunnen zijn (bijvoorbeeld omdat ze betrekking hebben op andere producten en diensten die u heeft gekocht of waarvoor u interesse heeft getoond). We kunnen uw Persoonsgegevens ook voor marketingdoeleinden delen met andere bedrijven binnen de REXEL Group. Dit kan het delen van uw naam, telefoonnummer of e-mailadres inhouden, zodat zij contact met u kunnen opnemen om u producten of diensten aan te bieden.
• • Aangepaste inhoud: we kunnen uw Persoonsgegevens gebruiken om u aangepaste inhoud en reclame aan te bieden.
• • Klanten loyaliteit doeleinden (kaarten, evenementen, wedstrijden): we kunnen u opnemen in onze klanten loyaliteit programma’s op basis van uw account en u speciale voordelen toekennen.

Wanneer u niet instemt met deze marketingactiviteiten, kunt u nog steeds feedback verzoeken, enquêtes en andere customercare-communicatie van ons ontvangen. U kunt op elk gewenst moment uw toestemming voor deze marketingactiviteiten intrekken of u afmelden voor het ontvangen van feedbackverzoeken en enquêtes via onze website in uw account, door een marketing-e-mail te beantwoorden of door gebruik te maken van de contactgegevens in het deel “Hoe u uw rechten kunt uitoefenen” hieronder.

4.4 Externe communicaties

We verwerken uw Persoonsgegevens om u te informeren over:

• • De energiemarkten
• • Onze evenementen of innovatieve producten en diensten
• • Onze bedrijfsstrategie, onze normen en waarden

4.5 Naleving van onze wettelijke verplichtingen

Wij verwerken of delen uw Persoonsgegevens met derden indien vereist door de toepasselijke wetgeving zoals:

• • Fiscale wetgeving
• • Boekhoudwetgeving
• • Fraudepreventiewetgeving
• • Kredietrisicoverminderingswetgeving
• • Verzekeringswetgeving
• • Personeelswetgeving
• • Naleving van onze wettelijke verplichtingen

4.6 Geschillen en procesvoering

We kunnen uw Persoonsgegevens verwerken om:

• • Potentiële of feitelijke geschillen op te lossen
• • Onze wettelijke rechten te verdedigen
• • Te reageren op gerechtelijke procedures
• • Te reageren op verzoeken van een bevoegde wetshandhavingsinstantie
• • En meer in het algemeen om onze rechten, onze privacy, onze veiligheid of onze eigendom te beschermen.

4.7 Rechtsgrond

Voor elk van deze doeleinden verzamelt, gebruikt en verstrekt Rexel uw Persoonsgegevens zolang er een rechtsgrond is. Rechtsgronden zijn de volgende redenen:

• • Omdat we ze nodig hebben om een overeenkomst met u te sluiten of stappen te ondernemen om een overeenkomst met u aan te gaan. Bijvoorbeeld: om goederen te leveren die u heeft besteld. We kunnen uw gegevens ook verzamelen, omdat u ons heeft gevraagd om stappen te ondernemen voordat u een overeenkomst met ons aangaat, bijvoorbeeld wanneer u ons om een offerte vraagt.
• • Omdat we ze nodig hebben om te voldoen aan de wetgeving. In sommige gevallen moeten we uw gegevens bewaren, omdat we hiertoe wettelijk verplicht zijn. Bijvoorbeeld: om te zorgen voor algemene veiligheid en beveiliging, voor fiscale kwesties enz.
• • Omdat u ermee hebt ingestemd. Bijvoorbeeld: wanneer u papieren of online formulieren invult en ervoor kiest om ons uw gegevens te verstrekken.
• • Omdat het in ons gerechtvaardigd belang is. Bijvoorbeeld: om fraude te voorkomen enz. Wanneer we uw gegevens op die grondslag verwerken, zorgen we er altijd voor dat we ons belang in de informatie afwegen tegen uw rechten en redelijke verwachtingen.

5. UW GEGEVENS EN ONZE RELATIE MET ANDERE PARTIJEN DELEN

We delen uw Persoonsgegevens indien nodig met uw toestemming voor de doeleinden die worden vermeld in het deel “Waarom we ze gebruiken”.

5.1 Dienstverleners

Wanneer we uw Persoonsgegevens delen met dienstverleners voor de doeleinden die worden vermeld in het deel “Waarom we ze gebruiken”. Onze partnerbedrijven moeten zich houden aan onze gegevens privacy- en beveiligingsvereisten en mogen Persoonsgegevens die zij van ons ontvangen niet voor enig ander doel gebruiken.

5.2 Toeleveranciers

Informatie over uw aankopen kan worden verstrekt aan onze zakenpartners van wie u een product of een dienst hebt gekocht, zoals voor leveringsdoeleinden en beschikbaarheid van het product.

5.3 Andere bedrijven in de REXEL Group

We kunnen sommige Persoonsgegevens delen met andere bedrijven binnen de REXEL Group. Deze entiteiten handelen namens ons en wij blijven verantwoordelijk voor de manier waarop zij uw Persoonsgegevens gebruiken voor deze doeleinden. In geval van een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte en Zwitserland zorgen wij ervoor dat passende maatregelen worden getroffen om uw Persoonsgegevens te beschermen.

5.4 Andere ontvangers

We kunnen uw Persoonsgegevens ook aan de volgende partijen verstrekken:

• • Gerechtelijke autoriteiten of regelgevende instanties
• • Partijen die betrokken zijn bij rechtsgedingen, zoals advocaten, eisers, verweerders enz. om onze wettelijke rechten te verdedigen of uit te oefenen

7. UW GEGEVENS BEWAREN

We bewaren uw Persoonsgegevens zolang als nodig is in overeenstemming met de doeleinden van de verwerking. De Bewaartermijn varieert voor verschillende soorten Persoonsgegevens, afhankelijk van:

• • De zakelijke behoefte om de Persoonsgegevens te bewaren
• • De contractuele en zakelijke vereisten
• • Wettelijke vereisten (gegevensbescherming, verzekering, fiscaliteit, personeelszaken)
• • Regels en aanbevelingen uitgegeven door Gegevensbeschermingsautoriteiten

Rexel kan sommige Persoonsgegevens bewaren na het einde van die termijn, bijvoorbeeld om eventuele geschillen op te lossen en voor lopende of toekomstige gerechtelijke procedures, om bestanden van onze diensten bij te houden en om anderszins te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en om onze wettelijke rechten te verdedigen.

8. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

We evalueren regelmatig de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die we hebben getroffen voor onze informatie- en communicatiesystemen om ze aan te passen aan de risico’s voor u en om verlies, misbruik of ongeoorloofde wijziging van uw Persoonsgegevens te voorkomen. U bent verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van het wachtwoord dat u gebruikt om toegang te krijgen tot onze website. Wij zullen u niet om uw wachtwoord vragen, behalve wanneer u zich aanmeldt op onze website. Wij kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor enige schade die kan voortvloeien uit de toegang tot of het gebruik van onze website, inclusief schade of virussen die uw computerapparatuur of andere middelen kunnen infecteren.Hoewel we alle maatregelen hebben genomen om de betrouwbaarheid van de informatie op onze website te waarborgen, kunnen we niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten, weglatingen of resultaten die kunnen worden verkregen, doorgegeven, opnieuw doorgegeven of verzameld door het gebruik van dergelijke informatie.In het bijzonder kan het gebruik van hyperlinks tijdens uw bezoek aan onze website u naar andere externe websites leiden voor toegang tot de gezochte informatie. We hebben geen controle over dergelijke servers en zijn niet verantwoordelijk voor het privacy beleid en de praktijken van websites van derden.

9. UW RECHTEN

U kunt al uw rechten als Betrokkene uitoefenen. U hebt recht op:

• • Inzage. U hebt het recht om te weten of we Persoonsgegevens over u bewaren. U kunt een kopie verkrijgen van de Persoonsgegevens die we over u bewaren, samen met andere informatie over hoe wij deze verwerken;
• • Rectificatie van onjuiste Persoonsgegevens en, in sommige omstandigheden, om ons te verzoeken gegevens te wissen of ons gebruik van uw Persoonsgegevens te beperken, of op andere wijze bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw Persoonsgegevens ten behoeve van direct marketing of om redenen die verband houden met uw specifieke situatie;
• • Bezwaar tegen het gebruik van uw Persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden (bijv. marketingdoeleinden);
• • Beperking. U hebt het recht ons te verzoeken om ons gebruik van uw Persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden te beperken, bijvoorbeeld terwijl wij een klacht onderzoeken die inhoudt dat de Persoonsgegevens die wij over u hebben, onjuist zouden zijn (onder voorwaarden);
• • Verwijdering van uw Persoonsgegevens (onder voorwaarden);
• • Gegevensoverdraagbaarheid. Indien van toepassing hebt u mogelijk het recht om een kopie te ontvangen of een kopie te laten verzenden naar een ander bedrijf (in een digitale vorm) van Persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt;
• • Intrekking van een toestemming die u hebt gegeven met betrekking tot het gebruik van uw Persoonsgegevens, en dit op elk gewenst moment. Dit omvat toestemmingen voor het ontvangen van direct marketing-communicatie (zie het deel “Waarom we ze gebruiken”, paragraaf “Marketing”).

10. COOKIES

Een cookie is een klein bestand dat op uw computer wordt opgeslagen wanneer u een website bezoekt. Het is speciaal ontworpen om informatie over uw navigatie op de website te verzamelen en u gepersonaliseerde diensten te sturen. Op uw computer worden cookies beheerd door uw internetbrowser. Wij gebruiken cookies om u efficiënt door onze website te laten navigeren en om bepaalde functies uit te voeren, waaronder analyse van websiteverkeer. Cookies kunnen u ook herkennen wanneer u zich opnieuw aanmeldt en u inhoud bieden die is afgestemd op uw voorkeuren en interesses.Sommige cookies kunnen Persoonsgegevens verzamelen, waaronder gegevens die u verstrekt, zoals uw gebruikersnaam, of kunnen u volgen om relevantere reclame-inhoud te leveren. Zoals de meeste websites gebruikt deze website cookies die in de volgende categorieën kunnen worden ingedeeld:

• • Strikt noodzakelijke cookies: dit zijn cookies die essentieel zijn om onze website correct te laten werken.
• • Functionele cookies: deze cookies worden gebruikt om uw gebruikerservaring te verbeteren en te vereenvoudigen. Ze kunnen bijvoorbeeld informatie registreren over eerdere keuzes die u hebt gemaakt of uw wachtwoord onthouden.
• • Analytische en prestatiecookies: deze worden gebruikt voor interne doeleinden om ons te helpen u een betere gebruikerservaring te bieden bijv. om de prestaties van een website te beoordelen of om verschillende ontwerpideeën voor de website te testen. We werken vaak samen met externe onderzoeksbureaus om deze diensten voor ons uit te voeren, dus deze cookies kunnen worden geplaatst door een derde.
• • Gerichte en reclamecookies: deze cookies worden gebruikt om u relevante en op u afgestemde inhoud (waaronder reclame-inhoud) te bieden, en ook om de effectiviteit van die inhoud te evalueren. Deze inhoud kan worden geleverd op onze websites of op een website van derden. We werken vaak samen met derden om deze inhoud te leveren, dus sommige van deze cookies kunnen worden geplaatst door een derde.

Alle cookies die op deze website worden gebruikt, worden hieronder gedetailleerd beschreven:

FUNCTIONELE COOKIES

ANALYTISCHE EN PRESTATIECOOKIES

GERICHTE/RECLAMECOOKIES

Het is op elk moment mogelijk om de instelling die van toepassing is op cookies te wijzigen. Door de parameters van uw internetbrowser aan te passen (klik op de “help”-knop van uw browser om te zien hoe dit moet), kunt u worden gewaarschuwd voordat cookies worden geaccepteerd of ze gewoonweg weigeren, maar in het laatste geval moet u zich realiseren dat u dan mogelijk geen toegang hebt tot bepaalde functies van onze website. Beheer uw cookies hier

• • Internet Explorer
• • Microsoft Edge
• • Chrome
• • Mozilla Firefox
• • Safari

11. HOE U UW RECHTEN KUNT UITOEFENEN

U kunt contact met ons opnemen om de hierboven genoemde rechten uit te oefenen door:

• • Het algemene verzoekformulier gebruiken dat u kunt vinden op https://over.rexel.nl/contact/
• • Een email te sturen naar e-mailadres: AVG@rexel.nl