Digitale besteloplossingen

Gemakkelijk, efficiënt en foutloos bestellen

Door EDI kunnen bestellingen, bevestigingen, pakbonnen en facturen elektronisch worden uitgewisseld tussen de ERP (Enterprise Resource Planning)* van Rexel en de ERP van klanten. Maurice: “Het doel is altijd optimalisatie van het zakendoen met Rexel, zodat klanten hier zo weinig mogelijk omkijken naar hebben. In de praktijk betekent dit het automatiseren en digitaliseren van het plaatsen van orders, orderbevestigingen, verzendberichten en facturatie. In dit hele proces zijn er automatische checks, zoals postcode-huisnummer combinaties, om mogelijke fouten uit te sluiten. Maar klanten krijgen bijvoorbeeld ook het elektronische factuurbericht en de pdf van de factuur in één bestand aangeleverd. Hierdoor heeft de klant direct de XML- en pdf-factuur in zijn financiële pakket ingelezen, wat versturen van de losse pdf-factuur via e-mail overbodig maakt. Dat maakt het controleren van facturen met bestellingen ook erg eenvoudig.” Het bieden van gemak begint direct bij de webshop van Rexel. Ewout: “Vanuit onze webshop kun je als inkoper of monteur je winkelwagen vullen met artikelen. De gevulde winkelwagen kan vervolgens in een keer overgehaald worden naar het eigen ERP-pakket van de klant. Vanuit daar kan er een inkooporder worden doorgestuurd naar Rexel. De orderbevestiging, pakbon en factuur volgen dan vanuit Rexel naar de klant. Je bent in één keer klaar. Er zijn minder handmatige handelingen en dus minder kans op fouten. Het betekent efficiënt en foutloos bestellen. Als installatiebedrijf kun je meer tijd besteden aan je daadwerkelijke bedrijfsvoering.”

ERP-mogelijkheden in één overzicht

Rexel biedt mogelijkheden voor het faciliteren van diverse koppelingen. Voor de meest voorkomende integraties is er een ‘menukaart digitale besteloplossingen’. Maurice: “In één overzicht zie je per ERP-leverancier welke EDI-berichten we daarbij kunnen aanbieden. Heb je bijvoorbeeld een ERP-pakket van Syntess, dan zie je gelijk welke mogelijkheden er zijn. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld ook voor ENK, ACTO, AFAS, Exact, 4PS, etc. In de keuken zijn we continu bezig met diverse integraties. De integraties op de menukaart zijn de mogelijkheden die veel voorkomen en panklaar zijn.” Ewout vult aan: “Het zijn de paden die we vaak hebben bewandeld en waarvan we de integratie in 10 minuten kunnen verwezenlijken.”

Ook maatwerk mogelijk

Uiteraard kan de E-Business afdeling ook integraties maken die niet op de menukaart staan. Maurice: “Een klant kan bijvoorbeeld een eigen ERP-pakket hebben. Maar omdat we volgens de DICO-standaard** werken, is er toch uitwisseling mogelijk. Het maatwerk zit dan in de manier van communiceren, dat gaat dan bijvoorbeeld via communicatiemethodes zoals AS2, HTTPS, etc. Of het kan zijn dat het hoofdkantoor van een klant in het buitenland zit, waar een andere standaard geldt voor digitale communicatie. Dan kijken we naar de mogelijkheden om te communiceren met bijvoorbeeld berichtstandaarden zoals EDIFACT, UBL, cXML, etc. wat internationale standaarden zijn voor elektronische gegevensuitwisseling. Maatwerk is dus ook zeker mogelijk. Het komt voor dat een maatwerkoplossing dusdanig vaak wordt gebruikt en daardoor als standaard oplossing op de menukaart komt. De kaart wordt dus voortdurend aangepast en aangevuld.”

Partnerships door EDI

Ewout ziet het belang van elektronisch bestellen toenemen en daardoor partnerships ontstaan. “Je bent echt elkaars processen op elkaar aan het afstemmen. Daarbij profiteren klanten van onze kennis over de mogelijkheden. Vaak komt er een verzoek om bijvoorbeeld een factuur automatisch te ontvangen. We denken mee, vragen door en wijzen op andere zaken die geautomatiseerd kunnen worden. Het bestelproces bij Rexel moet zo makkelijk mogelijk zijn. Je moet er geen last van hebben, het moet juist ontlasten.”

Uitbreiden, verdiepen en verbeteren

De focus van de E-Business afdeling ligt altijd op doorontwikkeling van de techniek en om te voldoen aan nieuwe standaarden en wetgevingen. Maurice: “Als ERP-aanbieders bijvoorbeeld nieuwe mogelijkheden aanbieden, dan gaan we direct mee in die ontwikkeling. We houden constant vinger aan de pols. Ewout: “We willen echt vooroplopen en elektronisch bestellen bij Rexel uitbreiden, verdiepen en verbeteren. Alles om de klant nog meer tijd te besparen en de processen te optimaliseren.”