LEAN als constante aanjager van verbetering

Plan, do, check, act

“Als Project Manager Lean faciliteer, ondersteun en begeleid ik de opzet en implementatie van LEAN-methoden en LEAN-projecten. Het is gewoonweg logisch nadenken”, steekt Kim van wal. “Dit kan op een bepaalde afdeling zijn, maar LEAN wordt ook afdeling overstijgend ingezet. In het kort komt het er op neer dat we continu onze processen analyseren en verbeteren. Bij alles geldt dan ook dat je kijkt hoe je het nu doet en wat er beter kan. Vervolgens pas je het aan, beoordeel je het resultaat en kijk je er wederom kritisch naar om het daarna mogelijk weer te verbeteren. Het komt wel eens voor dat je iets verandert en dat later blijkt dat het niet werkt, dan ga je weer op zoek naar alternatieven. Dit doe ik uiteraard niet alleen, maar samen met de collega’s van logistiek. Feedback van collega’s over een verandering is bovendien erg belangrijk. Het is constant plan, do, check, act.”

LEAN is mensenwerk

De LEAN-methodiek bestaat globaal gezegd uit vijf stappen. Hierbij is de eerste stap het specificeren van de toegevoegde waarde voor de klant. Deze meerwaarde wordt doorgetrokken in alle processen van de organisatie. Je krijgt de waardestroom inzichtelijk door te kijken naar verspillingen in een proces. Je realiseert een vloeiende flow in het werkproces zonder verstoringen. Ook reageer je op de vraag van de klant en verhoogt daarmee je serviceniveau. De laatste stap is het streven naar perfectie door het proces continu te verbeteren.

Mensgericht

LEAN gaat volgens Kim niet alleen over het constant verbeteren van processen. “Het richt zich vooral ook op jou als mens. Het gaat erom dat medewerkers plezier hebben in hun werk en het beste uit zichzelf halen. Bovendien heeft LEAN ook alles met cultuurverandering te maken. Soms verandert er iets in een werkwijze en dat kan lastig zijn als je werkzaamheden al jaren op een bepaalde manier doet.” In 2020 is gestart met een basistraining LEAN die werd verzorgd door de Toyota Lean Academy. “Alle collega’s van logistiek hebben kennis kunnen maken met de basisprincipes van LEAN, zoals de 5s methode. Ze hebben op een leuke wijze ervaren hoe je vanuit de klant kunt denken.

Veel goede ideeën voor veranderingen en nieuwe initiatieven ontstaan op de werkvloer, daarom ben ik veel met de collega’s op de werkvloer bezig. Een belangrijk onderdeel van mijn werk is collega’s erbij betrekken, dat ideeën van de vloer werkelijkheid kunnen worden en dat ze geënthousiasmeerd blijven. Het is mijn taak om te helpen om oplossingen en aanpassingen in projectvorm te realiseren. Daarnaast help ik onze collega’s om via de LEAN-methode zelf kleine verbeteringen door te voeren.

LEAN heeft pas betekenis in de organisatie als je medewerkers betrokken krijgt. Als collega’s zien dat verandering geen belemmering is maar een verbetering voor het werkproces en dat het tegelijkertijd waarde toevoegt voor de klant, heb je een blije klant en geef je collega’s meer werkplezier.” 

Klanten steeds beter bedienen

De voordelen voor de klant van de LEAN-methodiek zijn volgens Kim enorm. “Door verspilling tegen te gaan, zorg je feitelijk voor een opgeruimd ‘huis’. Daardoor zie je makkelijker wat er beter kan en kun je behoeften van klanten sneller oppakken. De focus voor LEAN ligt voor nu op de logistieke processen, we halen mooie resultaten en deze zullen in een later stadium door de hele organisatie worden toegepast. We maken ruimte voor creativiteit en goede ideeën om klanten beter van dienst te zijn. Dat betekent meer tevreden klanten. Loopt er ergens iets niet goed? Dan hebben we dat snel op de radar en kunnen we een verbetering opstarten en onderzoeken wat het probleem precies is en hoe we dit het beste op kunnen lossen. We gebruiken klachten, feedback en directe wensen van de klant. Dit kan een simpele vraag zijn over het speciaal verpakken en vervoeren van een eenmalig speciaal besteld artikel. Of een Kaizen-project (betekent simpelweg veranderen naar beter). Een voorbeeld hiervan is het schadevrij verpakken van zonnepanelen, maar het kan ook een initiatief zijn waarbij multidisciplinair gewerkt wordt. Hierbij kun je denken aan het beter opzetten van de afvalstromen (milieubewust). Ook is er continu aandacht voor het verbeteren van de veiligheid. We staan altijd open voor ideeën om ervoor te zorgen dat we de klant steeds beter kunnen bedienen.”